Внутренние проверки и внешний аудит системы ХАССП на пищевом предприятии Роспотребнадзороми торговыми сетями | Рус ХАССП

Внутренние проверки и внешний аудит системы ХАССП

После разработки системы многие задаются вопросами:

  • Как контролировать
  • Зачем контролировать
  • Что будет если не контролировать

Эти вопросы действительны важны, так как от должного функционирования системы ХАССП напрямую зависит пищевая безопасность и качество выпускаемой продукции

Содержание

  1. Основные задачи аудита
  2. Периодичность внутренних проверок
  3. Организация проверки системы ХАССП
  4. Планирование внутреннего аудита
  5. Завершение аудита и отчетная документация
  6. Чек лист ХАССП проверки федеральных сетей
  7. Шкала оценки аудита торговых сетей
  8. На что обращают внимание при проверке аудиторы сетей
  9. ГОСТ на проведения аудита ХАССП
Аудит системы ХАССП

Основные задачи аудита

  • Определение эффективности действия системы.
  • Определение уровня соответствия стандарту ХАССП.
  • Оценка качества и безопасности производства.
  • Оценка влияния изменений, произошедших на предприятии, на систему.
  • Определение возможных вариантов улучшения работы системы.
  • Оценка общего санитарного состояния предприятия.
  • убедиться, что система соответствует установленным требованиям

Периодичность внутренних проверок

Исходя из требований ГОСТа по разработке и внедрению ХАССП предприятие общественного питания или пищевое производство должно организовать у себя внутренние проверки  и внешний аудит работоспособности системы ХАССП с определенной периодичностью. Периодичной проверки и аудит устанавливает непосредственно группа ХАССП.

Периодичность проверки ХАССП:

  • 1 раз за квартал
  • 1 раз за полугодие
  • 1 раз в год

Чем чаще происходит проверка, тем лучше функционирует система, потому что быстрее выявляются недочеты, которые устраняются в кратчайшие сроки.

Организация проверки системы ХАССП

После внедрения системы ХАССП предприятие должно продумать полностью процесс аудита, которые должен включать в себя следующие этапы:

  • планирование внутреннего аудита
  • подготовка к аудиторской проверке
  • проведение аудиторской проверки на местах
  • Завершение аудита и отчетная документация

Планирование внутреннего аудита

Руководитель группы ХАССП составляет план годовой проверки с определенной периодичностью. Проводимый аудит не долен мешать естественному ходу производственного процесса. Желательно не сообщать штатным сотрудникам о дате и времени проведения аудита, чтобы посмотреть в реальности работу системы и при несоответствии параметрам внести свои корректировки. Весь процесс подготовки разделяется на шаги:

  1. Определяется конкретная дата проведения аудита
  2. Идет согласование даты с руководящим составом подразделения, чтобы максимально эффективно провести проверку
  3. Разработка плана:
  • Определяется состав проверяющих. Решается вопрос о задействовании внешних специалистов консалтинговой сферы
  • Определение времени аудита
  • Определение необходимых ресурсов для качественной проверки
  • Утверждение плана у вышестоящего руководства

Подготовка к аудиторской проверке

После утверждения плана проверки у руководства составляется подробный перечень проверяемых параметров. Создается система бальной оценки, на основе которой, будут подсчитываться и определяться результаты проверки. На выходе получается чек лист проверки, по которому можно определить степень качества внедрения системы ХАССП или менеджмента качества ISO 22000 и других систем.

Проведение аудиторской проверки

Проверка начинается в согласованный день. Обычно комиссия состоит из внутренних аудиторов (по согласованию в группу входят сторонние специалисты) и руководителя подразделения. В ходе аудита собирается информация по следующим категориям:

  • Соблюдение персоналом санитарно-гигиенических норм
  • Соблюдение технологического процесса изготовления, также просматривается весь путь от приема сырья до хранения готовой продукции или места ее реализации.
  • Проверяются контрольные точки, а также ведение журналов: корректность и частота их заполнения

Завершение аудита и отчетная документация

После завершения проверки оформляется чек лист, в котором отмечаются все найденные несоответствия. Составляется план по устранению нарушений и рассылается руководителям подразделений и группе ХАССП. После проведения преобразований и работы с линейным персоналом, руководители отчитываются о проделанной работе в письменном виде. Если решение каких-то проблем требует больших материальных или других ресурсов, то составляется график постепенного внедрения преобразований.

Пример формы аудита

Внешний аудит поставщиков пищевой продукции торговыми сетями

Все крупные сети X5 Retail, Ашан, лента, SPAR (СПАР), магнит, пятерочка, Метро и т.д. предъявляют жесткие требования к организации системы качества и безопасности пищевой продукции на предприятии. Это связано с тем, что сеть несет огромные риски (финансовые и репутационные), при продаже некачественной продукции.

Во время аудита кроме ХАССП смотрится как устроена система менеджмента безопасности пищевой продукции (исо 22000) и работает ли она по факту.

Как проходит аудит сетями

После того, как были согласованы все коммерческие вопросы, категорийные менеджеры передают информацию о производителях в отдел качества. Отдела качества связывается представителями производства и запрашивают сперва базовую документацию по качеству. Если на этом этапе все хорошо, то согласовывается время проведения проверки. У каждой сети есть свои чек листы, по которым они проверяют производителей. Все они построены на основе менеджмента качества.

Чек лист ХАССП торговой сети (пример)

  • На предприятии есть действующая схема организационной структуры, на которой указаны все, кто отвечает за качество и безопасность пищевой продукции.
  • На предприятии есть служба качества.
  • Производитель / Уполномоченный персонал отслеживает изменения в законодательстве, нормативной и технической области, связанной с видом деятельности предприятия.
  • На предприятии действует система управления документами и записями, касающаяся всех процессов, процедур, мер и отчетов. Срок хранения документов и записей определен. В местах использования имеются актуальные документы.
  • В организации имеются действующие сертификаты, свидетельства, протоколы, необходимые для выпуска продукции.
  • В организации разработана документированная программа по работе с рекламациями. Назначено ответственное лицо по работе с рекламациями.

Если во время проверки обнаружены грубые нарушение или отсутствие действующей системы ХАССП, то проверка, как правило, прекращается и сеть теряет интерес к производителю

Шкала оценки аудита торговых сетей

В каждой сети своя система оценки, но она сводится к примерно следующим оценочным характеристикам пунктов

  • А — Полное соответствие требованиям
  • B — Почти полное соответствие требованиям
  • C — Только небольшая часть требований выполнена
  • D — Требование не выполнено
  • Cr — Критическое требование не соблюдено

После заполнения чек листа ставится общий бал по производству.

  • от 95% и выше — высокий уровень качества
  • от 90% до 94% — средний (хороший) уровень качества, требуется вмешательство руководителей подразделений для устранения текущих нарушений
  • от 86% до 89% — уровень качества ниже среднего, требуется вмешательство руководителей подразделений для устранения выявленных нарушений. Оценка и пересмотр действующей системы. Составляется план по улучшению показателей, пересматривается мотивация персонала
  • 85% и ниже — низкий уровень качества, требуется вмешательство вышестоящего руководства. Оценка компетентности руководящего и линейного персонала. Оценка и пересмотр действующей системы. Составляется план по улучшению показателей, пересматривается мотивация персонала

Чем компания получила оценку, тем чаще ее будут проверять и жестче контролировать. При первых же негативных отзывах высокая вероятность прекращения работы с таким поставщиком.

На что обращают внимание при проверке аудиторы сетей

  • Систему качества и безопасности пищевых продуктов
  • Управление персоналом и обучение персонала базовым правилам пищевой безопасности
  • Личная гигиена сотрудников
  • Оборудование и его техническое состояние
  • Санитарная обработка, борьба с вредителями, управление отходами
  • Приемка сырья, хранение, транспортировка готовой продукции
  • Наличие системы ХАССП и ее реальное функционирование
  • Процесс производства
  • Управление несоответствующей продукцией, внутренние аудиты, корректирующие действия

Как пройти проверку Роспотребнадзора и федеральной сети

  1. Тщательно ознакомиться с чек листом проверки
  2. Соблюдение всех СанПиНов, касающихся данного производства. Это является минимальной базой и она должна соблюдаться в обязательном порядке
  3. Функционирование системы ХАССП, она должна быть не только на бумаге.
  4. Ведение всех журналов и записей

ГОСТ на проведение аудита

Давайте посмотрим, что пишут об аудите и проверках в ГОСТе

ГОСТ Р 51705.1-2001 Системы качества. Управление качеством пищевых продуктов на основе принципов ХАССП. Общие требования

2.20 проверка (аудит): Систематическая и объективная деятельность по оценке выполнения установленных требований, проводимая лицом (экспертом) или группой лиц (экспертов), независимых в принятии решений
2.21 внутренняя проверка: Проверка, проводимая персоналом организации, в которой осуществляется проверка.
3.6 — разработка процедур проверки, которые должны регулярно проводиться для обеспечения эффективности функционирования системы ХАССП;

4.4.3.2 Выполнение предупреждающих воздействий, не относящихся к контрольным точкам, оценивается группой ХАССП согласно 4.3.3 и периодически проверяется при проведении внутренних проверок по 4.8.
4.8.1 Внутренние проверки ХАССП должны проводиться непосредственно после внедрения системы ХАССП и затем с установленной периодичностью не реже одного раза в год или во внеплановом порядке при выявлении новых неучтенных опасных факторов и рисков.

4.8.2 Программа проверки должна включать в себя:
— анализ зарегистрированных рекламаций, претензий, жалоб и происшествий, связанных с нарушением безопасности продукции;
— оценку соответствия фактически выполняемых процедур документам системы ХАССП;
— проверку выполнения предупреждающих действий;
— анализ результатов мониторинга критических контрольных точек и проведенных корректирующих действий;
— оценку эффективности системы ХАССП и составление рекомендаций по ее улучшению;
— актуализацию документов.

4.8.3 Программу проверки разрабатывает группа ХАССП, а отчет о проверке утверждает руководитель организации.

4.9.1 Документация программы ХАССП должна включать:

— политику в области безопасности выпускаемой продукции;
— приказ о создании и составе группы ХАССП;
— информацию о продукции;
— информацию о производстве;
— отчеты группы ХАССП с обоснованием выбора потенциально опасных факторов, результатами анализа рисков и выбора критических контрольных точек и определения критических пределов;
— рабочие листы ХАССП;
— процедуры мониторинга;
— процедуры проведения корректирующих действий;
— программу внутренней проверки системы ХАССП;
— перечень регистрационно-учетной документации.

4.9.2 Перечень регистрационно-учетной документации может быть составлен по форме, приведенной в приложении Д, утвержден руководством организации и содержит документы, отражающие функционирование системы ХАССП, в которых приведены:
— данные мониторинга;
— отклонения и корректирующие воздействия;
— рекламации, претензии, жалобы и происшествия, связанные с нарушением требований безопасности продукции;
— отчеты внутренних проверок.

Пример внутреннего аудита системы ХАССП в сети быстрого питания

От качества подаваемых блюд напрямую зависит выручка компании. Жесткая конкуренция заставляет держать цены на одном уровне. При равных ценовых условиях, покупатель почти всегда будет обедать или ужинать в тех местах, где еда вкуснее. После разработки и внедрении системы ХАССП были выявлены критические точки, нарушив которые, качество еды ухудшалось и сразу был заметен отток покупателей. Группа ХАССП приняла решение вести внутренний аудит 1 раз месяц, при этом привязать соблюдение принципов пищевой безопасности к премии.

Спустя несколько месяцев качество подаваемых блюд кардинально улучшилось, стало больше посетителей, а соответственно и прибыли. Работники стали ответственней относиться к работе, стало меньше списаний. Злостным нарушителям пришлось принять новые правила или уйти, потому что за свои недочеты они лишались премии.